Cómo aprovechar los códigos QR en la escuela / la asociación de madres y padres (PTA)

Documentos repartidos sin papel

Consiste en convertir en PDF los documentos que reparte la escuela (el boletín del curso, el calendario de actividades, el menú del comedor), publicarlos en la web e indicárselos a las familias mediante un código QR. Como los documentos en papel pasan por las manos de los niños, a veces se producen contratiempos, como que se olviden de entregarlos o que se queden doblados en la mochila sin que nadie se dé cuenta. Si el mismo contenido está en la web, las familias que no recibieron el original también pueden consultarlo.

Si pegas un código QR en la agenda escolar o en el tablón del aula, las familias pueden consultar en cualquier momento los últimos documentos desde su smartphone. Convertir en código QR un enlace a una carpeta compartida de Google Drive es una de las formas sencillas de hacerlo y no requiere implantar ningún sistema especial.

También ayuda a reducir los costos de impresión. Como el papel, la tinta y el mantenimiento de la impresora son casi proporcionales al número de copias repartidas, el gasto baja en la misma medida en que se pasa a publicar en la web, y tampoco hace falta calcular el número de copias y decidir si se reimprime.

Control de asistencia y recepción con códigos QR

Un sistema de control de asistencia con códigos QR sustituye las hojas de asistencia en papel por un registro digital. Uno de los métodos sencillos es que las familias accedan a un formulario de Google desde el código QR y respondan si asistirán. En la confirmación de asistencia a las jornadas de puertas abiertas en clase, al festival deportivo o a las reuniones de familias, se reduce el trabajo de recoger y contar las hojas de asistencia en papel, y se puede conocer el número de participantes en tiempo real.

Además de imprimir el código QR en los documentos repartidos, también se puede adjuntar la imagen del código QR en la aplicación de avisos de la escuela o en un correo electrónico. Los recordatorios de la fecha límite de respuesta también se pueden automatizar con las funciones de Google Forms.

En la recepción del día del evento, si se emite con antelación un código QR único para cada familia o alumno y se escanea en la recepción, se puede automatizar el registro de asistentes con marca de tiempo. Desde el punto de vista de la seguridad, también tiene la ventaja de ayudar a impedir la entrada de personas sospechosas. Como el trabajo en la recepción pasa de cotejar la lista y escribir a mano a una sola lectura, el tiempo de espera por persona se acorta y la fila de la recepción crece menos.

El control de asistencia con códigos QR no se limita a las escuelas y se puede aprovechar en muchos ámbitos, como conferencias, talleres, formaciones de empresa o eventos locales. Su ventaja es que reduce el pase de lista manual y, a la vez, deja un registro digital auditable de quién asistió y cuándo.

Uso en las clases

Consiste en que el profesor muestre durante la clase, mediante un código QR, enlaces a materiales de consulta o vídeos, y los alumnos los escaneen con la tableta para acceder. No hace falta escribir URL largas en la pizarra y también se reducen los errores de escritura de los alumnos.

Si imprimes un código QR en una hoja de ejercicios y lo enlazas a un vídeo explicativo, también sirve para repasar en casa. Permite consultar en vídeo los pasos de un experimento de ciencias o ver en la web el libro de materiales de ciencias sociales, y así hace de puente entre los materiales en papel y los contenidos digitales.

El efecto se nota con facilidad en las situaciones en las que el nivel de comprensión de los alumnos varía. Si preparas tanto el código QR del vídeo explicativo básico como el de los ejercicios de ampliación, los alumnos pueden avanzar en el aprendizaje a su propio ritmo. Ahora que con el programa GIGA School de Japón se ha dotado de una tableta a cada alumno, el código QR es una herramienta práctica que apoya la digitalización del aula.

Mayor eficiencia en las actividades de la PTA

Los códigos QR también son útiles para los avisos y las actividades de la PTA.

Recogida de encuestas: se pueden recoger mediante un código QR los votos a favor o en contra de las propuestas de la asamblea general de la PTA o las encuestas de opinión sobre los eventos. Las encuestas en papel se pierden en cada fase de reparto / cumplimentación / recogida / recuento, pero si se puede responder directamente en un formulario en línea desde el código QR, se ahorra a la vez el trabajo de recogida y el recuento manual.

Búsqueda de voluntarios: la búsqueda de voluntarios para preparar el festival deportivo, vigilar los trayectos de ida y vuelta a la escuela o contar los cupones Bellmark se dirige desde un código QR a un formulario de inscripción. Se reduce la barrera de "me gustaría participar, pero no sé cómo inscribirme".

Cobro de cuotas: si conviertes en código QR un enlace de envío de dinero de PayPay o de otros servicios, se puede reducir el intercambio de efectivo. También se ahorra en la misma medida el trabajo de preparar el cambio o gestionar los sobres de cobro.

En las escuelas en las que reducir la carga de los cargos de la PTA es un problema, la digitalización con códigos QR es un primer paso sencillo para "reducir las tareas que no hace falta hacer".

Puntos de atención al implantarlos

Hay puntos a los que conviene prestar atención al implantar los códigos QR en la escuela.

Brecha digital: hay que tener en cuenta a las familias que no tienen smartphone o que no saben usar los códigos QR. Usa el código QR solo como medio complementario y establece un periodo de transición en el que también se sigan repartiendo los documentos en papel de siempre. Si el primer año se combinan el papel y el código QR y a partir del año siguiente se pasa de forma gradual a un uso centrado en el código QR, se puede hacer la transición sin dejar atrás a las familias que no están acostumbradas a usarlo.

Tratamiento de los datos personales: cuando se recogen datos personales en la confirmación de asistencia o en la recepción, hay que gestionar bien la configuración de uso compartido para que terceros no vean las respuestas de Google Forms. Aplica de forma rigurosa un uso acorde con la política de protección de datos personales de la escuela.

Gestión de los destinos de los enlaces: hay casos en los que, al cambiar el curso escolar, los códigos QR antiguos dejan de funcionar. Organiza la estructura de carpetas de Google Drive por curso escolar y procura que los códigos QR del curso anterior no den un error 404.

Costo: generar el código QR en sí es gratis. Solo hay costos adicionales cuando se imprimen pegatinas o tarjetas con el código QR. Como se pueden imprimir con la impresora que ya se tiene, en principio no hace falta invertir en equipos nuevos.

A continuación se ordena lo visto hasta aquí, comparándolo con el uso en papel en cada situación.

El uso de los códigos QR en la escuela permite aspirar a la vez a reducir la carga de trabajo del personal docente y a mejorar la comodidad de las familias.