Cómo hacer más eficiente la gestión de inventario con códigos QR
Transición del código de barras al código QR
En la gestión de inventario tradicional predominaba el código de barras (código JAN), pero un código de barras solo puede almacenar como máximo unos 20 dígitos. Aunque basta para identificar un código de producto, es imposible que contenga al mismo tiempo información complementaria como el número de lote, la fecha de fabricación o el lugar de almacenamiento.
Un código QR puede almacenar hasta aproximadamente 4.296 caracteres alfanuméricos, y permite reunir en un solo código, además del código de producto, información como el número de lote, la fecha de fabricación, el lugar de almacenamiento, el proveedor y la fecha de expiración. Así, se obtiene toda la información necesaria con un solo escaneo y se ahorra el trabajo de consultar varias bases de datos.
La barrera para la transición también es baja: basta con sustituir los lectores de códigos de barras existentes por otros compatibles con códigos QR para empezar sin cambiar mucho el flujo de trabajo. Como también se pueden leer con la cámara de un smartphone, son adecuados para las pequeñas y medianas empresas que quieren limitar la inversión inicial en equipos especializados.
Entradas, salidas e inventario físico más eficientes
Al escanear el código QR en la entrada, la información del producto se registra automáticamente en el sistema. Si también se escanea en la salida, el número de existencias se actualiza en tiempo real. Ya no hace falta introducir datos a mano en libros de registro escritos a mano o en Excel, y se evitan los errores de transcripción. Como el registro queda en el momento de la lectura, se reduce el propio trabajo de cotejar después los libros de registro para buscar la causa de las diferencias.
En el inventario físico, basta con escanear por orden el código QR pegado en la estantería y el código QR del producto para cotejar el inventario real con el del sistema. Como el cotejo se convierte en una serie de lecturas, desaparece el tiempo que el personal dedicaba a ir y venir entre la lista en papel y la estantería para volver a contar o copiar datos, y también se acorta el tiempo en que hay que detener la actividad comercial para hacer el inventario físico.
Además, como se añade automáticamente una marca de tiempo a los datos de escaneo, queda un historial de "cuándo / quién / qué" se hizo. Resulta más fácil rastrear la causa cuando se produce una diferencia de inventario, lo que también contribuye a reforzar el control interno.
Gestión de lotes y primero en entrar, primero en salir
En los productos con fecha de expiración, como los alimentos y los medicamentos, la gestión por lotes es imprescindible. Si se almacenan el número de lote y la fecha de expiración en el código QR, el sistema puede comprobar automáticamente si se aplica correctamente el principio de primero en entrar, primero en salir (FIFO) con solo escanear en la salida.
Si se combina con un sistema que avise con una alerta al escanear productos cuya fecha de expiración está próxima, también contribuye directamente a reducir las pérdidas por desecho. Como se pueden despachar con prioridad los lotes cuya fecha de expiración está más cerca, es menos probable que haya existencias que caduquen al fondo de la estantería. También en caso de retiro de producto, como se pueden identificar al instante los destinos de envío del lote afectado, la respuesta de recuperación se vuelve considerablemente más rápida.
Errores frecuentes y precauciones
Hay errores en los que es fácil caer al implementar la gestión de inventario con códigos QR.
El primero es meter demasiada información en el código QR. Cuanta más información, más finas se vuelven las celdas del código QR, y en etiquetas con poca calidad de impresión los errores de lectura se producen con frecuencia. En la práctica, la clave para un funcionamiento estable es limitarla a unos 100 a 200 caracteres y dejar la información detallada en la base de datos del servidor.
El segundo error es subestimar la durabilidad de las etiquetas. En el entorno de un almacén, las etiquetas se deterioran por la humedad, la suciedad de aceite y el roce. Hay que elegir materiales de etiqueta resistentes al frío en los almacenes refrigerados y resistentes al aceite en las fábricas de alimentos. En el caso del almacenamiento al aire libre, también es importante la resistencia a los rayos UV.
Además, si se deja para más tarde la integración con los sistemas existentes, al final hay que transcribir a mano los datos escaneados y el efecto de la implementación se reduce a la mitad. Antes de implementarlo, comprueba si el sistema de gestión de inventario permite la integración por API.
Pasos de implementación y costos orientativos
La implementación de códigos QR en la gestión de inventario se lleva a cabo con los siguientes pasos.
- Decidir la información que se almacenará en el código QR: enumerar los elementos necesarios para el trabajo, como el código de producto, el número de lote y el lugar de almacenamiento. Tomar como referencia una cantidad de información de 200 caracteres o menos
- Crear las etiquetas: imprimir etiquetas con código QR y pegarlas en los productos y las estanterías. Elegir un material adecuado al entorno (resistente al agua / al calor / al aceite)
- Preparar los equipos de lectura: preparar lectores de códigos QR profesionales (aproximadamente entre 10.000 y 30.000 yenes por unidad) o smartphones
- Integrar con el sistema de gestión: crear un sistema que envíe automáticamente los datos escaneados al sistema de gestión de inventario
- Hacer una prueba a pequeña escala: probar durante 2 a 4 semanas con algunos productos o estanterías antes de extenderlo a todo el conjunto
Como referencia de costos, una impresora de etiquetas cuesta entre 30.000 y 100.000 yenes, el papel de etiquetas entre 2 y 5 yenes por hoja y un lector de códigos QR entre 10.000 y 30.000 yenes. El software de gestión de inventario en la nube cuesta aproximadamente entre 5.000 y 30.000 yenes al mes, y en un almacén pequeño se puede empezar con una inversión inicial de entre 100.000 y 200.000 yenes.
Hacer más eficiente el inventario físico contribuye a mejorar la productividad de todo el trabajo del almacén.