Gestión de inventario más eficiente con códigos QR - Pasos de implementación y consejos de operación

Ventajas del código QR en la gestión de inventario

Implementar códigos QR en la gestión de inventario ofrece grandes ventajas frente a los códigos de barras tradicionales. Mientras que un código de barras solo puede almacenar información de unas decenas de caracteres, un código QR puede contener miles de caracteres de datos. Se pueden reunir en un solo código el nombre del producto, el número de lote, la fecha de fabricación, el lugar de almacenamiento y otros datos. En lugar de leer a simple vista la etiqueta de la estantería y transcribirla al libro de registro, basta con leer el código para determinar el artículo y el lote, por lo que el propio procedimiento del inventario físico se acorta.

Además, el código QR cuenta con una función de corrección de errores que permite leerlo aunque tenga algo de suciedad o daños. Permite una operación estable incluso en entornos donde las etiquetas se ensucian con facilidad, como los almacenes y las fábricas. Como se puede leer con la cámara de un smartphone, se puede empezar sin un escáner especializado.

Si se comparan con cifras concretas, la cantidad de información de un código de barras unidimensional común (Code 128) es como máximo de unos 128 caracteres, mientras que un código QR (versión 40) puede almacenar como máximo aproximadamente 7.000 caracteres de datos numéricos. Así, incluso en situaciones en las que con un código de barras solo se podía registrar el número de producto, con un código QR se pueden reunir en una sola etiqueta, además del número de producto, el número de lote, la fecha de fabricación, la fecha de expiración, las condiciones de temperatura de almacenamiento y otros datos.

Como referencia del costo de implementación, las impresoras de etiquetas se pueden conseguir desde el rango de los 10.000 yenes, y el papel de etiquetas resistente al agua cuesta unos pocos yenes por hoja. Si se usa un smartphone como terminal de lectura, no hace falta comprar terminales portátiles especializados (de 50.000 a 100.000 yenes por unidad), lo que reduce en gran medida la inversión inicial. Si se aprovechan bibliotecas gratuitas de generación de códigos QR, también se puede empezar con un costo de software prácticamente nulo.

Puntos clave del diseño de etiquetas

Estos son los puntos clave al diseñar etiquetas con código QR para la gestión de inventario.

• Estructura de datos unificada: se estructuran los datos en formato JSON o CSV para que el sistema pueda procesarlos automáticamente.
• Materiales duraderos: en el entorno de un almacén se eligen materiales de etiqueta resistentes al agua / al aceite. El laminado también es eficaz.
• Tamaño suficiente: la referencia es un tamaño de al menos una décima parte de la distancia de lectura. Si se escanea delante de la estantería a una distancia de unos 30 cm, el código debe tener 3 cm de lado, y en almacenes con poca iluminación se aumenta un nivel para dejar margen.
• Nivel de corrección de errores: teniendo en cuenta la suciedad y el desgaste, se recomienda el nivel Q o superior.

La posición en la que se pega la etiqueta también es importante. Unifícala en lugares fáciles de escanear, como la parte frontal de la estantería o el lateral de las cajas.

Métodos de integración con sistemas

Hay principalmente 3 formas de integrar los códigos QR con un sistema de gestión de inventario existente.

1. Integración con hojas de cálculo: en operaciones pequeñas, un método sencillo es escanear el código QR y registrarlo automáticamente en Google Sheets.
2. Integración por API: a partir de una escala mediana, los datos escaneados se envían al sistema de gestión de inventario a través de una API y las existencias se actualizan en tiempo real.
3. Aplicación especializada: en operaciones a gran escala, se implementa una aplicación especializada que gestiona de forma centralizada el escaneo, la actualización de existencias y las notificaciones de alerta.

Con cualquiera de los métodos, para mantener la coherencia de los datos es importante registrar la marca de tiempo del escaneo y la información de quién lo hizo.

Definición de las reglas de operación

Para una operación estable, define las siguientes reglas.

• Pegar siempre la etiqueta con código QR al recibir la mercancía
• Escanear en la salida para descontar automáticamente las existencias
• Cotejar el inventario del sistema con el inventario real en los inventarios físicos periódicos
• Revisar periódicamente el deterioro de las etiquetas y sustituirlas cuando sea necesario
• Preparar un manual de escaneo para el personal nuevo

Al documentar las reglas y darlas a conocer a todo el personal, se evita que la operación dependa de personas concretas.

Efectos de la implementación y cómo avanzar

La gestión de inventario con códigos QR empieza a dar resultados en la práctica en situaciones como las siguientes.

• Ya no hace falta leer a simple vista las etiquetas de las estanterías ni transcribirlas, y el procedimiento del inventario físico se acorta
• Como no hay introducción manual de por medio, es menos probable que se produzcan diferencias de inventario causadas por errores de introducción
• El número de existencias se actualiza en el momento y se detectan antes las faltas de existencias
• Como se pueden rastrear después los lotes y los lugares de almacenamiento, es más fácil hacer las comprobaciones de control de calidad

Se recomienda un enfoque gradual: en la fase inicial de la implementación, hacer una prueba en una zona pequeña y extenderla a todo el conjunto después de comprobar los efectos. La clave del éxito es ir mejorando las reglas de operación a medida que se incorporan los comentarios del personal en el lugar de trabajo.

Como procedimiento concreto de implementación gradual, primero se limita la colocación de etiquetas a una sola estantería o a una sola categoría de productos y se hace una prueba de 2 semanas a 1 mes. Durante este periodo se registran la tasa de éxito de los escaneos, los cambios en el tiempo de trabajo y las peticiones de mejora del personal. Teniendo en cuenta los resultados de la prueba, se ajustan el tamaño y la posición de las etiquetas, y se extiende a la siguiente zona. Lo realista es extenderlo a todo el conjunto en 3 o 4 etapas.

Entre los puntos en los que es fácil fallar, el caso más frecuente es que no se cumplan con rigor las reglas para pegar las etiquetas. Si se olvida pegar la etiqueta al recibir la mercancía, se producen diferencias entre el inventario del sistema y el inventario real, y se pierde la confianza en la gestión con códigos QR. Como medida, coloca de forma permanente una impresora de etiquetas en la zona de inspección de entradas e incorpora un flujo de trabajo en el que la etiqueta se emite / pega al mismo tiempo que se hace la inspección. Además, si se mantienen en paralelo durante mucho tiempo la operación existente con códigos de barras y la operación con códigos QR, se genera confusión en el personal. Es importante fijar el periodo de transición en 1 mes como máximo y dar de baja el sistema anterior sin demora una vez completado el cambio.

La precisión de la gestión de inventario es un indicador de gestión importante que está directamente relacionado con el margen de beneficio de la empresa.