Cómo usar códigos QR para organizar las cajas de cartón de una mudanza
Ventajas de pegar códigos QR en las cajas de cartón
Si pegas códigos QR en las cajas de cartón de la mudanza, puedes consultar la lista de su contenido con solo escanearlos. Con etiquetas generales como "utensilios de cocina" o "libros" es fácil perder la pista de qué hay en cada caja, pero con un código QR puedes acceder a una lista detallada del contenido. En Japón, las mudanzas se concentran en las épocas de inicio de estudios / traslados laborales, y en poco tiempo se mueve una gran cantidad de pertenencias. Se dice que en una mudanza común se usan de 50 a 80 cajas de cartón, y cómo organizar las pertenencias es un reto.
Entre quienes ya se han mudado se oyen comentarios como "al desembalar no sabía qué había en cada caja y acabé abriéndolas todas". Cuando se superan las 20 cajas de cartón, resulta difícil organizarlas solo con etiquetas escritas a mano. Con un código QR, puedes escanearlo con el smartphone para comprobar el contenido y sacar de forma eficiente primero lo que necesitas. También es posible transmitir a la empresa de mudanzas indicaciones como "esta caja es frágil" o "mete esta caja primero" a través del código QR.
Cómo crear la lista de contenido
Un método sencillo es registrar el número de caja y su contenido en Google Sheets y convertir en código QR el enlace para compartir de cada hoja.
- Crea en la hoja de cálculo las hojas "Caja 1", "Caja 2"...
- Anota en cada hoja el contenido en forma de lista (la clave es introducirlo en tiempo real mientras embalas)
- Convierte la URL de cada hoja con un generador de códigos QR
- Pega en las cajas de cartón los códigos QR impresos
También es intuitivo y recomendable el método de hacer fotos, reunirlas en un álbum de Google Fotos y convertir ese enlace en código QR. Como basta con colocar el contenido y fotografiarlo antes de meterlo en la caja, requiere menos trabajo que escribir texto.
También se puede usar una aplicación especializada. Aplicaciones como "Sortly" o "Hikkoshi Kanri" (gestión de mudanzas) permiten hacer fotos / crear listas / generar códigos QR de una sola vez. Sin embargo, en los planes gratuitos a menudo hay un límite en el número de cajas que se pueden gestionar, así que compruébalo de antemano.
Fijar el orden de prioridad para desembalar
Si añades colores a las etiquetas con código QR, el orden de prioridad para desembalar se entiende de un vistazo.
- Rojo: necesario el mismo día (ropa para cambiarse, artículos de aseo, cargadores, medicamentos de uso habitual)
- Amarillo: necesario para el día siguiente (utensilios de cocina, toallas, ropa de cama)
- Verde: basta con que sea en 1 semana (libros, objetos decorativos, ropa de otras temporadas)
Al llegar a la nueva vivienda, si desembalas primero las cajas con etiqueta roja, podrás sacar primero lo que necesitas el primer día. Esta clasificación por colores también es fácil de transmitir a la empresa de mudanzas y sirve para dar indicaciones de colocación como "las cajas rojas, a la sala; las verdes, al trastero".
En Japón, el papel de etiquetas de colores también se consigue en las tiendas de 100 yenes. Si el papel base de las etiquetas en las que imprimes los códigos QR es rojo / amarillo / verde, puedes fijar un orden de prioridad visual.
Coordinación con la empresa de mudanzas
Con los códigos QR, también se puede hacer más eficiente la comunicación con la empresa de mudanzas. Si incluyes en el código QR de cada caja de cartón "la habitación de destino" y "las precauciones de manipulación", el personal de la empresa puede escanearlo para comprobar a dónde llevarla. Las indicaciones orales se prestan a malentendidos, pero con un código QR se pueden reducir las confusiones.
En las mudanzas grandes (50 cajas de cartón o más), repetir de palabra a dónde va cada cosa es un trabajo que lleva tiempo. Si incluyes en el código QR información como "2.º piso, dormitorio" o "1.er piso, cocina", el personal de la empresa puede colocar las cajas por su cuenta y se reduce la carga de tener que estar presente.
Sin embargo, no todo el personal de las empresas de mudanzas está necesariamente acostumbrado a escanear códigos QR con el smartphone. Resulta útil escribir también a mano, con letras grandes, el nombre de la habitación junto al código QR.
Gestión del riesgo en caso de pérdida / daños
Si durante la mudanza se pierde una caja de cartón o se daña su contenido, la lista de contenido del código QR sirve como prueba documental. Al reclamar la indemnización de la empresa de mudanzas, puedes mostrar de forma concreta que "en esta caja había esto", por lo que es más fácil llegar a un acuerdo.
Si lo gestionas con Google Sheets, puedes consultar la fecha y hora de la última modificación y los estados anteriores, por lo que queda una pista para confirmar "cuándo se embaló". En las cajas con electrodomésticos caros u objetos de valor, si incluyes también en el destino del código QR fotos tomadas antes de embalar, puedes usarlas para demostrar el estado en caso de daños.
También al solicitar el seguro de mudanza, si puedes presentar la lista de contenido y las fotos desde el código QR, se reduce el trabajo de los trámites. Con solo notas escritas a mano puede que se dude de si "de verdad había eso dentro", pero con registros digitales aumenta la fiabilidad.
En una mudanza, no solo es importante organizar unas pertenencias que, como se mencionó al principio, pueden llegar a ocupar de 50 a 80 cajas, sino también evitar que se olvide alguno de los diversos trámites.